De pepernoten liggen al weer in de winkels en de radiocommercials voor kerstpakketten zijn al weer te horen. Voor u het weet is de feestmaand december alweer aangebroken. Hoeveel past nog in de 1,2% vrije ruimte van de fiscale loonsom? Wij willen dit graag voor u berekenen. Zo is helder wat u nog kunt doen aan sinterklaas- en kerstcadeaus en hoeveel budget er is voor de kerstborrel/personeelsfeest. U wilt namelijk liever niet over de grens van de vrije ruimte aangezien dan het meerdere wordt belast met een eindheffing van 80% belasting. Dat is natuurlijk een remmende factor voor een groots knallend eindejaarspersoneelsfeest.
Wilt u een personeelsfeest / kerstborrel organiseren voor u personeel dan is de locatiekeuze ook belangrijk. Fiscaal is het veel aantrekkelijker om een personeelsfeest “op de werkplek” te geven i.p.v. een “externe locatie”.
Een personeelsfeest op de werkplek mag wél belastingvrij geregeld worden. Een feest in de kantine, op kantoor, de werkplaats etc. is prima. Bij een personeelsfeest op de werkplek kan gebruik worden gemaakt van de vrijstelling voor kleine consumpties: het verstrekken van kleine consumpties op de werkplek – denk aan koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes – is onbelast. Die vrijstelling geldt ook voor een of meer biertjes, glaasjes wijn, een portie bitterballen, een snack, en ga zo maar door. Die vrijstelling komt van pas voor een belastingvrije borrel op vrijdagmiddag op kantoor, maar met wat fantasie kun je er ook een leuk feestje mee bouwen. Let op: deze vrijstelling geldt niet voor een complete maaltijd, en met het stapelen van snacks kan een complete maaltijd ontstaan. Een maaltijd is loon, voor het forfaitaire bedrag van € 3,30 per maaltijd. Ook dat loon kan de werkgever weer in de vrije ruimte onderbrengen. Als bij een personeelsfeest op de werkplek, naast hapjes en drankjes ook een lopend buffet wordt geserveerd, moet dat buffet als loon (voor € 3,30 per persoon) in aanmerking worden genomen.
De uitgaven voor een personeelsfeest op een externe locatie moeten ‘standaard’ als loon worden behandeld. De werkgever kan desgewenst weer uitwijken naar de vrije ruimte. Als een personeelsfeest wordt gecombineerd met een zakelijke bijeenkomst moet de uitgaven in tweeën worden gehakt. Voor de kosten van het bijwonen van de zakelijke bijeenkomst geldt een gerichte vrijstelling, de kosten van de op vertier gerichte activiteiten hebben een consumptief karakter en moeten tot het loon worden gerekend. De specifieke omstandigheden zijn beslissend. De invulling van het programma en de tijdsbesteding zijn daarbij richtinggevend.